Цель:
Автоматизировать процесс выдачи транспорта с водителем сотрудникам всех филиалов АО Казахтелеком.
Описание проекта:
В каждом филиале АО «Казахтелеком» имеется автотранспорт, который может быть использован сотрудниками для выполнения служебных заданий, поездок на встречи, доставку корреспонденции.
Транспорт предоставляется сотрудникам вместе с водителем на интервал времени необходимым для выполнения задания. Транспорт условно разбит на группы по комфортабельности.
В зависимости от занимаемой должности сотрудник может рассчитывать на транспорт из той или иной группы.
Что было до внедрения PTM:
Сотрудник отправляет заявку на предоставление ему транспорта с указанием даты и времени вышестоящему руководителю.
Вышестоящий руководитель принимает заявку по электронной почте. Если он согласен с заявкой, то пересылает ее своему руководителю по цепочке и так происходит до тех пор, пока заявка не доберется до руководителя, который может финально утвердить заявку, после чего этот руководитель отправит ее обратно по цепочке или начальнику транспортного отдела.
Начальник транспортного отдела получив заявку должен назначить автомобиль и водителя.
Что стало после внедрения PTM:
В PTM были внесены все сотрудники компании, которые были разбиты на группы. Каждой группе соответствовала своя группа транспорта.
Каждой группе сотрудников была назначена цепочка согласования заявок состоящая из списка подписантов (руководителей и ответственных лиц). Цепочка была настроена таким образом, что при отсутствии подписанта заявка автоматически отправлялась его заместителю, а при отсутствии второго направлялась на следующий этап согласования.
Каждый участник процесса может в любой момент получить данные по всем заявкам и по актуальным статусам.
Система оповещения сводит на нет ситуации с пропуском заявок и несоблюдением сроков их обработки.
PTM ведет учет свободного и выданного транспорта. По всему задействованному транспорту постоянно производится расчет прогноза по возвращению на базу, таким образом пользователь всегда имеет актуальную информацию о количестве свободного транспорта на любой момент времени. Прогноз возвращения транспорта ведется с учетом ситуации на дорогах (пробки, ремонты и т.д.).
Полностью автоматизированных процесс согласования заявок.
Полностью автоматизированный процесс оповещения о результатах согласования, назначении конкретного водителя и начале выполнения задания. Исполнитель и инициатор задания получает email, SMS, Telegram оповещения.
Ведется отчетность, которая может быть доступны пользователю с соответствующими правами из любого филиала.
Управление процессами стало проще за счет централизации в одной системе.
Нагрузка на водителей и автомобили распределяется равномерно.
Каждый сотрудник получает транспорт в соответствии с закрепленной группой.
